Jak stworzyć i wysłać emaila w Prowly?

Stwórz przykuwającą uwagę, spersonalizowaną wiadomość, zoptymalizuj listę odbiorców i wyślij emaila za pomocą Prowly.

Jak zatem powinna wyglądać struktura twojego emaila? Sandra Coffey, Media Publicity Mentor, zazwyczaj dzieli swoje oferty na cztery akapity:

1. Akapit 1: Rozpocznij od swojej historii i, najlepiej, wspomnij artykuł już napisany przez dziennikarza, który jest związany z twoim tematem. W ten sposób pokazujesz swoją istotność.
2. Akapit 2: Wyraźnie określ, co chcesz, aby dziennikarz zrobił. Czy chcesz, aby przeprowadził wywiad z nowym pracownikiem, opisał wydarzenie, czy zrobił materiał na temat twojego badania? To daje dziennikarzowi pojęcie, ile czasu będzie potrzebował na przygotowanie twojej historii.
3. Akapit 3: Wyjaśnij, dlaczego ta historia jest ważna. Zastanów się, co jest najważniejsze, co dziennikarz powinien o niej wiedzieć. To dobre miejsce na link do twojej strony, raportu lub innego wartościowego źródła.
4. Akapit 4: Zakończ. Tak! Skończyłeś. Staraj się mieć interesujące zakończenie, ale nie jest to konieczne. Bycie uprzejmym wystarczy. Pamiętaj jednak, aby podać swoje dane kontaktowe.

Wysyłając krótką ofertę, która jest dopasowana do Twoich odbiorców, dajesz sobie najlepszą szansę na pozostanie na ich radarze. Na tym etapie dodanie personalizacji i różnych elementów do twojego emaila zdecydowanie nie zaszkodzi - szczególnie, że możesz to łatwo zrobić za pomocą Prowly.

Personalizuj i wzbogać swoją wiadomość

Pisząc emaila w Prowly, możesz wykorzystać różne tokeny personalizacyjne - używają one danych konkretnych kontaktów, dlatego warto mieć aktualne i wypełnione listy mediów. Możesz używać tych tokenów, aby tworzyć bardziej spersonalizowane, osobiste wiadomości.

Aby dodać tokeny personalizacji:

1. Kliknij przycisk Add custom tokens znajdujący się nad kreatorem maili.
2. Wybierz, którą daną kontaktu chcesz użyć do personalizacji treści.
3. Jako środek ostrożności możesz również ustawić wartość domyślną (Fallback) w przypadku, gdy niektóre kontakty nie mają uzupełnionej danej do personalizacji (jeśli nie wybierzesz wartości domyślnej, twój odbiorca zobaczy puste miejsce).

Lista dostępnych tokenów personalizacyjnych:

• Email
• First name 
• Last name
• Role
• Personalized greeting (personalne powitanie)
• Address
• City
• Country
• Zip code 

Jak jeszcze możesz uatrakcyjnić swoją wysyłkę?

Oprócz klasycznej wiadomości tekstowej z linkiem do komunikatu prasowego, możesz również dołączyć pliki, które odbiorcy mogą pobrać po kliknięciu, dodać obrazy lub przyciski CTA (call-to-action), a także osadzić cały komunikat prasowy stworzony w Prowly (lub jego podsumowanie) w treści emaila. Eksploruj swoje opcje na pasku narzędzi nad i obok swojego emaila.

Możesz także ulepszyć wysyłkę za pomocą wbudowanych narzędzi AI. Aby uzyskać do nich dostęp, zaznacz tekst, który chcesz edytować i użyj opcji dostępnych w pojawiającym się edytorze:

Kliknij "Use AI", aby uzyskać dostęp do funkcji, które pomogą ci ulepszyć email. Wybierz "Make shorter" lub "Make longer", aby AI dostosowało długość zaznaczonego fragmentu tekstu. Wybierz "Tone", aby zmienić ton tekstu i uczynić go bardziej profesjonalnym, casualowym, bezpośrednim, pewnym lub przyjaznym. Wreszcie, możesz zmienić język części lub całości emaila w menu "Language".

Dodaj stopkę

Możesz łatwo dodać swoją stopkę na dole treści emaila. Dowiedz się, jak to zrobić w tym artykule.

Zoptymalizuj swoją listę odbiorców

Znajdź odpowiednie kontakty i przygotuj listę dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani opisaniem twojej historii. Jeśli nie znasz jeszcze odpowiednich kontaktów medialnych, możesz je znaleźć za pomocą naszego Media Database - szukając ręcznie lub korzystając z rekomendacji kontaktów na podstawie treści twojego komunikatu prasowego.

Gdy masz już gotową i uporządkowaną listę kontaktów, przejdź do Emails i kliknij New Email. Następnie wybierz odbiorców swojego emaila:

W zakładce Select Recipients kliknij Add recipients. Możesz wtedy wybrać dowolne kontakty, listy lub filtry, z których chcesz dodać odbiorców. Oznacza to, że możesz dystrybuować swoją ofertę do zdefiniowanych grup i list stworzonych wcześniej w bazie.

Najlepsze jest to, że Prowly umożliwia bardzo elastyczny wybór odbiorców. Możesz łatwo targetować różne listy i filtry tym samym spersonalizowanym emailem. Inteligentne sugestie odbiorców, widoczne po prawej stronie, pomogą ci zoptymalizować listę odbiorców przed rozpoczęciem dystrybucji emaila, aby chronić reputację nadawcy i zwiększyć wskaźniki dostarczalności.

Oto, jak wyglądają inteligentne sugestie:

• Exclude GDPR-protected contacts
  Kontakty, które nie są zgodne z GDPR (RODO), nie otrzymają tego emaila.
• Exclude unsubscribed contacts
  Kontakty, które wypisały się z otrzymywania twoich emaili, nie otrzymają tego emaila. Wykluczamy je domyślnie.
• Exclude blacklisted contacts
  Kontakty znajdujące się na czarnej liście nie otrzymają tego emaila.
• Exclude contacts that hard bounce often
  Kontakty, które często "twardo odbijają" wiadomości, są potencjalnie nieaktualne lub nieważne.
• Exclude contacts that soft bounced recently
  Wyklucz odbiorców, którzy napotkali trudności w ostatnich próbach dostarczenia.
• Exclude contacts with low open rates
  Dla kontaktów, które nie otworzyły 10 ostatnich emaili od ciebie.
• Exclude contacts with low click rates
  Dla kontaktów, które nie kliknęły żadnych linków w 10 ostatnich emailach od ciebie.
• Exclude contacts with low-quality scoring
  Dogłębna analiza adresów email przewiduje niską dostarczalność do tych kontaktów. Prowly wykrywa problemy z niektórymi adresami email, które obniżyły wskaźniki dostarczalności w przeszłości. Wykluczenie ich powinno pozytywnie wpłynąć na ogólną wydajność twojego emaila.

Takie kontakty są automatycznie wykluczane, ponieważ wiadomość prawdopodobnie nie zostanie do nich dostarczona. Może to zmniejszyć reputację nadawcy, negatywnie wpłynąć na wskaźniki dostarczalności wszystkich twoich emaili w przyszłości lub nawet skutkować umieszczeniem twojego adresu email na czarnej liście.

Aby dokładnie sprawdzić, jak wygląda ostateczna lista odbiorców, wystarczy przejść z zakładki Select recipients do Review selected recipients. Tutaj można również wykluczyć konkretnych dziennikarzy z otrzymywania twojego mailingu.

Spersonalizuj wysyłkę

Spraw, aby twoje emaile wyróżniały się bardziej, dostosowując ich treść. Oprócz używania tokenów personalizacyjnych w treści emaila, możesz dodatkowo personalizować mailingi dla konkretnych odbiorców. Można to zrobić, przechodząc do kroku Personalize w kreatorze emaili.

Wybierz odbiorcę, z którym chcesz się skontaktować, i kliknij przycisk Personalize:

Otworzy się okno, w którym możesz edytować i zmieniać treść emaila przeznaczonego dla tego konkretnego odbiorcy. Możesz dodawać, usuwać i zmieniać różne elementy, od treści, czcionki, kolorów po dołączanie załączników, komunikatów prasowych czy przycisków call-to-action.

Liczba emaili, które możesz spersonalizować na jedną wysyłkę, zależy od twojego planu subskrypcji (10 na Basic, 100 na Pro). Odbiorcy, których już spersonalizowałeś, są oznaczeni zieloną etykietą Personalized. Możesz zobaczyć, jak będą wyglądać emaile dla konkretnych kontaktów, wybierając opcję Preview. Jeśli nie jesteś zadowolony z wyglądu, możesz je zawsze zmienić, klikając Edit lub usunąć personalizację całkowicie, wybierając Restore original.

Zapisz, zaplanuj lub wyślij swój email

W ostatnim kroku tworzenia emaila musisz wypełnić adres email nadawcy i jego nazwę. Pamiętaj o temacie i tekście podglądu (preview text) - teraz możesz użyć AI do ich wygenerowania! Sprawdź ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej.

W tym kroku możesz również zdecydować, czy użyć tematu emaila jako jego wewnętrznej nazwy, czy ją zmienić — możesz przeczytać więcej o różnicy tutaj. Możesz także przypisać email do kampanii.

Przed kontynuacją zapoznaj się z sugestiami dotyczącymi wysyłki, widocznymi po prawej stronie. AI Prowly analizuje twój email i oferuje rekomendacje.

Problemy zaznaczone na czerwono muszą zostać rozwiązane przed wysyłką. Zalecamy również uwzględnienie żółtych sugestii, choć nie są one obowiązkowe. Zielone ptaszki wskazują punkty, które zostały już pomyślnie zakończone.

Wszystko gotowe? Możesz wysłać testowy email, zapisać wersję roboczą, wysłać mailing od razu lub zaplanować go na później (ustaw dowolną datę i godzinę w przyszłości oraz wybierz strefę czasową).

Zastanawiasz się, kiedy wysłać swój email?

Badania pokazują, że najlepszym dniem na wysłanie komunikatu prasowego jest czwartek, kiedy średni wskaźnik otwarć wzrasta do ponad 26%!

Najgorsze dni to środy i piątki, kiedy nawet 85% twoich emaili ginie w skrzynkach odbiorczych dziennikarzy.

Najlepszy czas na wysyłkę komunikatu prasowego to między 10:00 a 14:00 — wtedy redaktorzy otwierają około jednej trzeciej wszystkich otrzymanych emaili. Wczesne poranki są mniej skuteczne: wskaźniki otwarć spadają do 20,5% między 6:00 a 10:00. Jeśli zdecydujesz się na wczesny poranek, poczekaj przynajmniej do około 8:00-9:00.

Na koniec pamiętaj, że niektórzy z twoich odbiorców mogą znajdować się w innej strefie czasowej i dostosuj się odpowiednio.

Śledź efektywność wysyłki

Na koniec, gdy tylko twój email zostanie wysłany, możesz śledzić jego statystyki, aby zobaczyć, jakie osiąga wyniki. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.